Ein Angebot von WPWA Digital
Erfolgsgeschichten
aus der Praxis
Wir sind stolz auf alle Herausforderungen, die wir in Kooperation mit unseren Kunden gemeistert haben.
Denn ihr Unternehmen und ihre Ziele stehen bei uns im Mittelpunkt.
Implementierung von HubSpot für Marketing und Vertrieb
Der Prozess begann mit grundlegenden Schulungen, um das Team von Robotnik mit den Funktionen von HubSpot vertraut zu machen. Darauf folgte eine schrittweise Implementierung und Integration der neuen Infrastruktur. Die Daten aus der bisherigen On-Premises Odoo-Umgebung wurden vollständig migriert, bereinigt und so strukturiert, dass sie in HubSpot direkt nutzbar waren.
Anbindung von Webseite und Online-Shop: Die Webseite und der Online-Shop ROS Components wurden in HubSpot integriert. Dabei wurden Formulare, Tracking-Mechanismen und Automatisierungen eingerichtet, um Marketing- und Vertriebsprozesse effizient zu unterstützen. Die Marketing- und Vertriebsdaten von Robotnik wurden so eingebunden, dass sie im gruppenweiten Reporting der United Robotics Group transparent und konsistent abgebildet werden. Dies ermöglichte eine klare Übersicht und Analysen für alle Geschäftsbereiche.
Unsere Leistungen
Einrichtung smarter
Pre-Sales Prozesse
Bestehende HubSpot Prozesse und Workflows sollten überprüft und an die Unternehmensstrategie angepasst werden. Das Team benötigte fundierte Schulungen zu Workflows, Lead Management, Berichten und Automatisierungen. Nach dem initialen Audit und Workshop sollte das Team weiterhin unterstützt werden.
Wir führten ein umfassendes HubSpot Audit durch, gefolgt von einem ganztägigen Workshop, in dem die Ergebnisse besprochen und Optimierungen direkt umgesetzt wurden. Durch den Workshop wurden die Deal Pipelines optimiert und bestimmt, wann ein Lead zu einem Deal wird. Im Bereich Newsletter Anmeldung wurde konkret der Anmeldeprozess optimiert und die Dreisprachigkeit des Newsletters bedacht.
Anschließend wurde PROBIS durch eine laufende Betreuung unterstützt, um spezifische Anforderungen flexibel zu lösen. Hierbei fanden weitere Conversion-Optimierungen des Newsletters statt.
Unsere Leistungen
Von Audit über Workshop bis zur laufenden Betreuung
Zunächst wurden die entscheidenden Parameter identifiziert, die für die Kategorisierung der Leads notwendig sind. Diese Parameter waren z. B. die gewünschte Art der Demo oder die Anzahl der benötigten IP-Adressen. Für unterschiedliche Services oder Produkte können unterschiedliche Themen relevant sein, wie z. B. Standort, Unternehmensgröße oder Umsatz. Diese Eigenschaften werden in ein Kontaktformular oder Demo-Formular integriert und Interessenten geben diese Informationen im Formular an, was eine erste Qualifizierung ermöglicht.
Auf Basis der erfassten Daten wird der Lead-Status automatisch festgelegt, zum Beispiel als „Marketing Kontakt“. Je nach Status werden automatisierte E-Mails verschickt oder Aufgaben für Mitarbeitende erstellt, die den Kontakt mit dem Lead übernehmen. Nicht qualifizierte Anfragen können so frühzeitig automatisiert und mit Marketing Materialien wie Blogartikeln bespielt werden, während qualifizierten Leads Einladungen zu Erstgesprächen gesendet werden, um sie anschließend direkt an das Sales-Team weiterzuleiten. Dies ermöglicht es dem Team, sich gezielt auf vielversprechende Interessenten zu konzentrieren. Die Workflows wurden so flexibel gestaltet, dass sie an die unterschiedlichen Produkte und Services von Exeon Analytics angepasst werden können.
Unsere Leistungen
Migration von Pipedrive zu HubSpot
Der Migrationsprozess von pipedrive zu HubSpot wurde in mehreren Schritten umgesetzt, um eine präzise und verlustfreie Übertragung der Daten zu gewährleisten. In der Vorbereitungsphase wurden die Datensätze analysiert und bereinigt. E-Mail-Adressen wurden als Identifikatoren für Kontakte ergänzt, Unternehmen wurden mit Domains versehen und Deals mit eindeutigen Namen gekennzeichnet, um eine klare Zuordnung in HubSpot zu ermöglichen. Basierend auf dieser Struktur wurde ein Migrationskonzept entwickelt. Für die Übertragung wurde die native HubSpot-Integration genutzt, ergänzt durch ein spezialisiertes Tool (Threads.cloud), um historische E-Mails aus Outlook zu migrieren, da nicht alle Aktivitäten durch die Standard-Integration abgedeckt wurden. Zusätzlich wurden Import-Funktionen genutzt, um Daten abzudecken, die nicht automatisiert migriert werden konnten. Um mögliche Fehlerquellen zu identifizieren, wurde eine Testmigration durchgeführt. Nach der Migration der Daten wurde eine Qualitätskontrolle durchgeführt. Anhand von Stichproben wurde die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten überprüft, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt in HubSpot abgebildet wurden.
Nach Abschluss der Migration wurde das Berg & Macher-Team auf den neuen Workflow vorbereitet. Der interne Ansprechpartner des Unternehmens erhielt eine umfassende Schulung, um das Team eigenständig in HubSpot einzuarbeiten. In der Get-Well-Phase stand WPWA Digital weiterhin als Support bereit, um offene Fragen zu klären und sicherzustellen, dass die neue CRM-Struktur optimal genutzt werden konnte.
Unsere Leistungen
Migration von Pipedrive zu HubSpot
Für die erfolgreiche Migration der Daten von Pipedrive zu HubSpot wurde ein mehrstufiger Ansatz gewählt. Zunächst wurden die vorhandenen Daten analysiert, um potenzielle Verbesserungen in der Struktur und Vollständigkeit zu identifizieren. Identifizierende Eigenschaften wie E-Mail-Adressen und Firmendomains wurden überprüft und ergänzt, um eine einheitliche Datenbasis zu gewährleisten. Doppelte Einträge wurden zusammengeführt, und weniger relevante Daten wurden herausgefiltert, um die Qualität und Nutzbarkeit der Daten zu erhöhen.
Die Deals wurden in mehrere Pipelines unterteilt, die zunächst in HubSpot angelegt werden mussten. Für die Migration wurde eine Testmigration mit der Pipedrive Marketplace App durchgeführt, um Kontakte, Unternehmen, Deals, Telefonate, E-Mails, Meetings, Notizen und Aufgaben erfolgreich zu übertragen. Ein spezifisches Thema betraf die Migration von E-Mails: Während via Piepdrive versendete E-Mails problemlos übertragen werden konnten, war eine zusätzliche Lösung erforderlich, um via Outlook geloggte E-Mails zu migrieren. Hier kam eine maßgeschneiderte API-Schnittstelle zum Einsatz, die eine nahtlose Nachmigration dieser Einträge ermöglichte.
Der gesamte Prozess wurde durch regelmäßige Qualitätschecks begleitet, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und vollständig übertragen wurden. Vor dem Go-Live erfolgte eine abschließende Kontrolle, um die Datenintegrität zu gewährleisten.
Unsere Leistungen
Integration von Allbound mit HubSpot
WPWA Digital konfigurierte eine maßgeschneiderte Schnittstelle, die die Plattformen HubSpot und Allbound nahtlos verbindet.
Sobald eine neue Partnering Anfrage über die Website, Formulare oder per E-Mail eingeht, wird automatisch ein Eintrag in der Partnerschafts-Pipeline in HubSpot erstellt. Nach Vertragsabschluss wird der Partner offiziell registriert und erhält Zugriff auf das Allbound-Portal. Neue Deals, die von Partnern in Allbound registriert werden, werden automatisch in HubSpot in die passende Deal Pipeline übertragen - abhängig von der Quelle des Deals (z. B. Empfehlung, Reseller-Deal oder Direktkontakt).
So wird sichergestellt, dass die jeweiligen Vertriebsaktivitäten effizient und strukturiert erfolgen sowie nachverfolgt werden können. Die Partneraktivitäten sind durch die bidirektionale Synchronisation direkt im gruppenweiten Reporting in HubSpot abgebildet, sodass URG eine zentrale Übersicht über den Erfolg der Partnerschaften erhält. Entsprechend präzise können Provisionen ausgeschüttet werden.
Unsere Leistungen
CRM Business Unit Setup mit HubSpot
Die Implementierung von Business Units in HubSpot ermöglicht es, verschiedene Geschäftsbereiche innerhalb eines einzigen CRM-Accounts effizient zu verwalten. Jede Business Unit wurde individuell eingerichtet, um spezifische Anforderungen wie Branding, Marketingautomatisierung, Domainverwaltung, Newsletter Abonnements und Zielgruppenmanagement zu berücksichtigen. So konnte jede Marke eigenständig arbeiten, während die Datenstrukturen dennoch in einem einheitlichen System blieben. Auch das Reporting kann übergreifend auf Gruppenebene gestaltet werden, so dass das Management Team die gesamte Unternehmensperformance auf einen Blick betrachten kann.
Durch die Business Units wurden verschiedene zentrale Funktionen ermöglicht. Die einzelnen Branding Kits gewährleisten, dass jede Business Unit ihren Markenauftritt individuell verwaltet. Dies gilt für Logos und Branding sowie für die unterschiedlichen Domains, welche für die Erstellung von Content wie Newsletter und Landingpages genutzt werden können. So entsteht eine klare Trennung der Markenidentität. Gleichzeitig wurde eine gezielte Content-Segmentierung umgesetzt, sodass für jede Business Unit eigene E-Mail-Vorlagen, E-Mail Abonnement Optionen, Landingpages, Formulare und Workflows erstellt werden können. Der Zugriff zum Content kann auch nach Team Zugehörigkeit eingestellt werden, genauso wie der Zugriff und die Einsehbarkeit von Kontakt-, Unternehmens- und Deal-Daten. So haben Vertriebsmitarbeiter von Unternehmen A zum Beispiel keine Einsicht in die Deals von Unternehmen B. Das Management jedoch kann alle Daten einsehen und die Gruppe so zentral steuern.
Unsere Leistungen
Optimierte Lead Conversion & Lead Qualifizierung
Ultra Voltaik
Nch einem umfassenden HubSpot Audit wurde ein maßgeschneidertes Konzept mit klaren Optimierungsvorschlägen entwickelt. Diese Verbesserungen wurden direkt in HubSpot umgesetzt. Das Ergebnis: Ein erheblicher Teil des Vertriebsprozesses ist jetzt automatisiert und funktioniert reibungslos.
Mit strategischen Leadformularen werden neue Leads effizient und gezielt erfasst. Anschließend kommt ein durchdachtes Lead Scoring zum Einsatz, das Kontakte automatisch anhand definierter Kriterien für weiteren Sales Outreach qualifiziert. Dabei werden wichtige Informationen wie die Art des Hauses, der Strombedarf oder die Gegebenheiten des Daches abgefragt, um besser einzuschätzen, ob ein Kontakt als potenzieller Kunde infrage kommt. Diese Informationen werden dann mit einen automaischen Punkte-System quantifiziert und können so besser kategorisiert werden.
Auf Basis dieser Bewertungen werden die Kontakte in passende Sequenzen eingeordnet, die wir entwickelt haben, um eine nahtlose und personalisierte Customer Journey zu gewährleisten. So erhält jeder Kontakt eine individuell abgestimmte Betreuung. Sobald ein Kontakt alle notwendigen Informationen bereitgestellt hat und als qualifiziert gilt, erstellt ein Workflow in HubSpot automatisch einen Deal.
Um weitere Leads zu sammeln, sichert ein Empfehlungsformular strukturiert alle Daten neuer Interessenten.
Unsere Leistungen
Effiziente Serviceprozesse
In enger Zusammenarbeit mit der Kissel Apotheke wurden die idealen Abläufe für den Umgang mit Tickets erarbeitet und später von WPWA Digital in HubSpot umgesetzt. Das Ergebnis ist ein automatisiertes System, in dem Tickets automatisch im Helpdesk erfasst und den zuständigen Mitarbeitenden zugeordnet werden.
Mit Formularen und Chatbots können Anfragen anhand von typischen Themen wie Produktberatung, Rezeptänderungen oder pharmazeutische Beratung kategorisiert und anschließend in strukturierten HubSpot Eigenschaften gespeichert werden. E-Mail-Anfragen werden automatisch nach Keywords gefiltert und so kategorisiert. Basierend auf den Kategorien wird ein Mitarbeiter dem Ticket zugeteilt. Anfragen aus einzelnen Telekliniken werden direkt an spezifische Ansprechpartner weitergeleitet.
Um die Effizienz des neuen Systems zu überwachen, wurden zusätzlich Serviceberichte erstellt, die detaillierte Einblicke in die Abläufe und die Prozesse geben. Dies ermöglicht es dem Team, kontinuierlich an der Optimierung ihrer Servicequalität zu arbeiten.
Unsere Leistungen
Optimierte E-Mail-Marketing Prozesse
Das Versandlimit von Mails pro Tag an einen individuellen Kontakt wurde in HubSpot begrenzt sowie der Versand von Marketing E-Mails an Kontakte ohne Engagement (keine Öffnung oder Interaktion wie Klicks auf Mails) eingeschränkt. Zusätzlich wurde überprüft, ob die E-Mail Versanddomains mit Frameworks wie DMARC oder SPF verifiziert wurden, um eine Zustellung an die Empfänger zu gewährleisten und die Zustellrate zu erhöhen.
Jede Marke von Wellster nutzt eigene Workflows, um ihre Produkte per E-Mail-Marketing zu bewerben. Die E-Mails wurden überprüft und eine Conversionoptmierung in Bezug auf UI/UX, CTAs, Bild und Text durchgeführt.
Anschließend wurden die E-Mail Reminder Workflows zum Re- und Upsell optimiert. Das Ziel war, dass die Mails basierend auf der gekauften Packungsgröße und der Einnahmefrequenz von Medikamenten zeitlich abgestimmt versendet werden. Hierzu wurden entsprechende zeitliche Verzögerungen in den Workflows genutzt. Durch die Schnittstelle zum E-Commerce System werden Daten wie Packungsgrößen genau an HubSpot übertragen und können kombiniert mit der Einnahmefrequenz als Trigger für Workflows genutzt werden. Für die neue Marke des medizinischen Cannabis wurde zusätzlich die Frist berücksichtigt, wann der erneute Kauf gesetzlich wieder freigegeben ist basierend auf der vorher gekauften Menge.
Unsere Leistungen
Workshop zur Konzeption des Rechnungssystems & HubSpot Onboarding
Brainsport benötigte eine Lösung für ein skalierbares Rechnungssystem, das mit dem bestehenden Shop und HubSpot verknüpft werden konnte. Zudem war ein strukturiertes HubSpot Onboarding erforderlich, um Marketing-, Vertriebs- und Service-Prozesse effizient zu steuern.
Die Rechnungsverwaltung musste optimiert und in bestehende Systeme integriert werden. Dabei mussten verschiedene Tools wie Stripe, BillBee, Lexoffice und Shopify Subscriptions geprüft und bewertet werden. Dafür sollte HubSpot strategisch eingerichtet werden, um die Sales- und Marketingprozesse zu automatisieren.
WPWA entwickelte in einem Workshop die Konzeption für das neue Rechnungssystem und unterstützte brainsport mit einem individuellen HubSpot Onboarding. Die bestehenden Prozesse wurden analysiert, Workflows skizziert und Anbindungsmöglichkeiten geprüft.
Unsere Leistungen
